BLOG DI ICHIRO

情報漏洩対策として「いらない情報を破棄する」ことの大切さを理解しても、現場でよく起きるのが「これ、消しても大丈夫なのかな…？」という停滞です。

誰も責任を取りたくないため、結局「念のため残しておこう」と放置され、不要なデータや書類がどんどん溜まっていく――。

この「捨てられないスパイラル」を断ち切るために不可欠なのが、「データのオーナー（管理責任者）の明確化」と「実行できる廃棄ルール」のセットです。今回は、この2つを現場で機能させるためのポイントを解説します！

1. なぜ「オーナーの明確化」が必要なのか？

会社の中には、誰の持ち物か分からない「野良データ」や「放置された紙文書」が溢れがちです。

• 前任者が残していったローカルフォルダのファイル
• 全社共有フォルダに置かれた「旧プロジェクト資料」
• キャビネットの奥に眠る年代不明の紙ファイル

これらは、誰も「消していい」と判断できないため、永遠にリスクとして残り続けます。

だからこそ、すべての情報に対して「この情報の管理・破棄の判断権限を持つ人は誰か（＝オーナー）」をあらかじめ指定しておく必要があります。

2. オーナーシップを明確にする3つのステップ

① 「部署」または「役職」単位でオーナーを指定する

個人名で指定すると、異動や退職のたびに立ち行かなくなります。「人事課長」「〇〇プロジェクトリーダー」など、役職や役割に対してオーナー権限を紐付けるのがコツです。

② データ作成時に「所有者」と「共有範囲」を決める

ファイルサーバーやクラウドストレージを作る際、フォルダごとに管理者（オーナー）を設定します。管理者が不明なフォルダの作成をシステム的に制限する仕組みも有効です。

③ 退職・異動時の「オーナー引き継ぎフロー」を作る

担当者が退職・異動する際は、以下を徹底します。

• 必要な情報：後任者または共有フォルダへ移管し、オーナー権限を変更
• 不要な情報：退職日までに本人の責任で消去
• 個人フォルダ：退職後に一定期間を経て管理者権限で一括完全削除

3. 現場が迷わない「廃棄ルール」作りのポイント

オーナーが決まっても、「どう捨てればいいか」の基準がなければ動けません。実効性の高い廃棄ルールを作るためのポイントです。

① 「保存期間」と「廃棄タイミング」をセットで定義する

「◯年保存する」だけでなく、「いつ捨てるか」まで具体化します。

• 法定保存文書：法令で定められた期間（例：7年）が経過した翌事業年度に破棄
• 業務プロジェクト資料：プロジェクト完了後〇年経過した時点で破棄
• 採用応募者データ：選考終了後、不採用者のデータは〇か月以内に破棄

② 「退避（アーカイブ）期間」を挟んで安全策を取る

「誤って必要なデータを消してしまうのが怖い」という現場の心理的ハードルを下げるため、二段階の破棄プロセスを導入するのがおすすめです。

1. 第1段階（退避）：一定期間アクセスのないデータを「閲覧専用の退避フォルダ（アーカイブ）」へ移動する。
2. 第2段階（破棄）：退避後、一定期間（例：6ヶ月〜1年間）異議申し立てや参照がなければ、システム的に完全消去する。

このステップを挟むことで、誤削除の不安を大幅に減らせます。

③ 廃棄の「実行ログ（記録）」を残す

特に個人情報や機密情報を廃棄した際は、「いつ・誰が・何を・どの方法で廃棄したか」の記録（廃棄台帳・消去証明書など）を残します。これにより、万が一の監査やトラブル時にも「適切に管理・破棄していた」ことを証明できます。

まとめ：責任とルールが揃って初めてデータは減らせる

情報漏洩のリスクを減らす廃棄運用は、以下のシンプルなサイクルを回すことから始まります。

1. 情報ごとにオーナー（責任者）を決める
2. 保存・退避・破棄の期限ルールを明確にする
3. 退避期間を設けて、安全かつ定期的に完全消去する

「誰かがやるだろう」から「この人がルール通りに捨てる」状態へ。仕組みを整えて、リスクのないクリーンな情報環境を目指しましょう！